Auditoría de cuentas

Auditoría de cuentas en Asociaciones y Fundaciones

(Adaptado a la casuística de Castilla y León) La ley 19/1998 de 12 de julio, de Auditoria de Cuentas establece que están obligadas a auditar sus cuentas todas aquellas sociedades que no puedan presentar balance abreviado y, además en todo caso, las empresas y entidades que reciban subvenciones o ayudas dentro de los límites que reglamentariamente fije el gobierno, señalamiento que el Real Decreto 180/2003, de 14 de febrero, ha establecido en 600.000 euros, que a efectos de los G.A.L. debe entenderse como aportación anual al programa y no únicamente a gastos de funcionamiento, por cuanto los Grupos de Acción Local son beneficiarios finales (artículo 9 del Reglamento (ce) 1260/1999 y artículo 4 Y 16 del Real Decreto 2/2002).

Sin embargo es preciso analizar lo dispuesto en el articulado del Real Decreto 180/2003, de 14 de febrero, por el que se modifica el Real Decreto 1636/1990, de 20 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla la ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoria de Cuentas, a fin de precisar con claridad a qué empresas y entidades se extiende la obligación de auditar sus cuentas anuales.

Para ello y como referencia obligada cuando se haya de aplicar toda norma jurídica hemos de remitirnos a la exposición de motivos de dicha norma, que, en este caso dispone en su quinto párrafo lo siguiente: “A este respecto, debe tenerse en cuenta que, aunque la disposición adicional primera de la Ley de Auditoria, en lo relativo al objeto de este desarrollo reglamentario, se refiere, en principio, a todo tipo de empresas y entidades que por el hecho de cumplir las circunstancias anteriormente citadas (recibir subvenciones o ayudas, contratar con las Administraciones Públicas o rebasar determinados límites cuantitativos) deben someter sus cuentas anuales a auditoria; sin embargo, hay que advertir que la citada disposición adicional establece que deberán someterse a la auditoria de cuentas prevista en el artículo1, apartado 2, de esta ley, y que dicho apartado de la Ley se refiere a “la auditoria de cuentas anuales…de acuerdo con el Código de Comercio y demás legislación que le sea aplicable.

Por tanto, poniendo en relación ambos apartados de la Ley de Auditoria, habrá que entender que las empresas y entidades a que se refieren las citadas disposiciones y a las que se extienden la obligación de someter sus cuentas a auditoria son, exclusivamente, las que se encuentran sujetas, en cuanto a la llevanza de la contabilidad y formulación de cuentas anuales, al Código de Comercio y demás normativa de desarrollo a estos efectos, dado que la obligación previa de formular cuentas anuales conforme a lo dispuesto en el Código de Comercio es un requisito imprescindible para posteriormente estas puedan someterse a la auditoria a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la Ley de Auditoria.

En consecuencia, el presente desarrollo reglamentario afecta exclusivamente a las entidades que tengan la consideración de empresa, o que, sin tener tal consideración, estén sujetas al Código de Comercio en cuanto a la llevanza de su contabilidad y presentación de sus cuentas; es decir, a las que formulen cuentas anuales, conforme a lo establecido en el Código de Comercio”. Por tanto, con independencia de si reciben o no subvenciones y de su cuantía, el primer requisito es la formulación de cuentas anuales conforme a lo establecido en el Código de Comercio, al margen de que otras normas determinen la obligación de auditoria en forma específica. A este respecto, cabe señalar que la contabilidad y las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria) se regulan en los artículos 25 al 49 del código de comercio. El artículo 5.4 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública, que desarrolla el artículo 34 de la Ley orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, dispone que “las entidades declaradas de utilidad pública obligadas a formular cuentas anuales en modelo normal deberán someter a auditoria sus cuentas anuales y acompañarán a ellas un ejemplar del informe de los auditores firmados por estos”. A este respecto, el apartado 9 de las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el Real Decreto 776/1998 de 30 de abril, establece que “las entidades sin fines de lucro que superen dichas circunstancias deberán proporcionar una información más detallada en las cuentas anuales, es decir, se les obliga a presentar cuentas anuales en modelo normal, mientras que aquellas otras que no las cumplan, podrán formular cuentas abreviadas. Dichas circunstancias (que más adelante fija su cumplimiento en dos de ellas) son las siguientes:

a) Que el total de su patrimonio no supere los 2.404.048,42 euros b) Que el importe neto de su volumen anual de ingresos sea superior a 2.404.048,42 euros c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a 50. Poniendo en conexión ambos preceptos se deduce que las asociaciones declaradas de utilidad pública en las que concurran dos de estas circunstancias no están obligadas a formular sus cuentas en modelo normal, por lo que, aún percibiendo subvenciones por importe superior a 600.000 euros, no están obligadas a auditar sus cuentas. En cuanto a las asociaciones que no han sido declaradas de utilidad pública (la inmensa mayoría), nada dice la Ley Orgánica 1/2002; es más, lo previsto en el citado artículo 34 da pie a interpretar que no existe obligación de auditarse para las asociaciones que no han sido declaradas de utilidad pública. A este respecto ha de tenerse en cuenta que el Real Decreto 776/1998 por el que se aprueban las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos (fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública en los términos del artículo 2 de la Ley 49/2003, de 23 de diciembre, que sustituye parcialmente a la Ley 30/1994, de 24 de noviembre) es aplicable obligatoriamente a las asociaciones declaradas de utilidad pública, pero no a las demás, según dispone el artículo 5.2 del Real Decreto 1740/2003 de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a las asociaciones de utilidad pública y la Disposición adicional tercera 1 del Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones. En estos casos de asociaciones no declaradas de utilidad pública, al no estar sujetas a la presentación de cuentas anuales conforme al Código de Comercio, no están obligadas a auditar sus cuentas, cualquiera que sea el importe de las subvenciones percibidas. En este sentido, el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación determina un sistema de contabilidad que se ajusta a lo conocido como contabilidad por partida doble y analítica, si bien esta obligación queda matizada por lo establecido en su Disposición Adicional tercera que, por una parte, obliga a las asociaciones declaradas de utilidad pública, como ya se ha señalado, a llevar una contabilidad con arreglo al Real Decreto 776/1998 y por otra, prevé el desarrollo reglamentario de un sistema simplificado de contabilidad para asociaciones que cumplan dos de los tres requisitos: activo inferior a 150.000 euros, volumen anual de ingresos inferior a 150.000 euros y número medio de trabajadores inferior a cinco. Este sistema simplificado ha sido regulado por el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de contabilidad, cuya Disposición Adicional Primera permite su aplicación voluntaria a fundaciones y asociaciones que cumplan al menos dos de aquellos límites aunque reducida a la aplicación del libro diario, según dispone el segundo párrafo de su exposición de motivos. Por último, estimo que aquellas asociaciones, cualquiera que sea su tamaño, que por realizar actividades mercantiles, estén dadas de alta en el IAE, vendrán obligadas a llevar su contabilidad con arreglo al Código de Comercio, por analogía a lo dispuesto en el artículo 25.9 de la Ley 50/2002, de fundaciones. NOTA No obstante todo lo anterior, el marco normativo general nos indica que la utilización de fondos públicos y, particularmente, fondos comunitarios, debe responder, entre otros, a los principios de “utilización eficaz y regular”, “correcta gestión financiera”, “sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables”, etc. Recogidos tanto en el ordenamiento interno como en el comunitario (art.38 del Reglamento (CE) 1260/1999. Por ello, al margen de la existencia o no de una obligación legal de auditar las cuentas de los Grupos de Acción Local, no cabe duda de que la realización de estas auditorias, aunque sea de forma voluntaria, permitirá advertir errores, adoptar las oportunas correcciones y, en definitiva, mejorar la gestión dotándola de mayor transparencia, tanto frente a las administraciones cofinanciadoras de los programas como frente a la opinión pública.

En LEADER PLUS, estas auditorias podrían financiarse con cargo a la medida 109, y en el caso de PRODERCAL, dada la mayor participación financiera del Feota-o, con cargo a la 7.5.09. X procedimientos de control interno del grupo

En lo que respecta a los cobros y pagos del grupo, estos se realizan por parte del administrativo, siempre bajo la supervisión del gerente y siempre con las citadas firmas de presidente, tesorera y RAF cuando se trata de pagos ó cobros del programa y con la firma del presidente y el secretario de la asociación para los pagos ajenos al programa. Al margen de los controles a los que se ve sometido el grupo por la administración autonómica y El grupo tiene un procedimiento de control de expedientes.

Se establecen los intervalos de inversión siguientes:

  • De 0 a 60.000 euros
  • De 60.000 a 120.000
  • De 120000 a 250.000
  • De 250.000 en adelante (numero muy pequeño de inversiones de estos importes)

y mensualmente se revisan un 5% de los mismos para comprobar por parte del gerente que la documentación elaborada por el técnico con la supervisión del RAF están correctos.

A la hora del análisis de los expedientes, dependiendo de su volumen, se analizan principalmente las facturas y pagos de importe mayor, mientras que si se trata de un expediente de muchas facturas y pagos de poco importe, se analizan en porcentaje mayor ó menor en cuanto a la importancia del expediente en lo que a inversión se refiere.